Місце конференції було обрано невипадково, адже  з 1 липня до 31 грудня 2011 року Польща головує в Європейському Союзі. У програмі головування країни велика увага приділяється співпраці із Україною та іншими пострадянськими державами в рамках програми "Східне партнерство". 

У конференції взяли участь представники трьох скаутських організацій: Організацію скаутів Польщі ZHP представляли Голова Малгожата Сініца та міжнародний комісар Рафал Беднарчик, Національну організацію скаутів України - міжнародний комісар Олена Галушка, Асоціацію скаутів Азербайджану - член міжнародного комітету Ібрагім Ізмайлов. 

Відкриття Конференції розпочалося з вітального слова Президента Республіки Польща Броніслава Коморовського, який розповів, наскільки важливим для Польщі є головування в ЄС, а також висловив надію на ще більший розвиток волонтерського руху в Європі та Польщі зокрема. Після пана Коморовського учасників конференції привітали Штефан Нілсон, Президент Європейського економічного та соціального комітету, Йоланна Федак, Міністр праці та соціальної політики Польщі, та Ірена Войціцька, Заступник державного секретаря канцелярії Президента Республіки Польща. 

Після офіційних вітань Лестер Саламон, професор Балтиморського університету ім. Джона Хопкінса, прочитав лекцію на тему "Вплив волонтерства на економіку". За його словами, продукт, створений волонтерською працею, у деяких розвинених європейських країнах досягає 12% ВВП. Ці країни додали різні види волонтерської роботи до своїх державних класифікаторів професій - забезпечивши тим самим офіційно можливість запису волонтерського досвіду в резюме. Внесок волонтерства у економіку великий, але, наголосив пан Саламон, дуже важливо усе ж зберігати межу між оплачуваними посадами і волонтерською роботою, щоб не вийшло так, що остання просто заміняє перші. 

Доповідачі, що виступали після обіду, розповідали про результати Європейського року волонтерства, яким був і є 2011 рік, про роботу із волонтерами-пенсіонерами, яка активно пропагується в Італії, Угорщині, Польщі та Україні, а також піднімали проблеми, які ще варто вирішити в останньому кварталі цього року. 

Результатами обговорення стали складні трактування, але простий і зрозумілий зміст: "Волонтерство - рушій розвитку країни, тому дбаймо про наших волонтерів!" 

До допомоги в проведенні Конференції активно долучилися харцери, що взяли на себе організаційну ділянку: реєстрацію, супровід гостей, організацію кавових перерв та обіду, що ще раз доводить, що навіть в Президенському палаці Польщі ніяк не обійтися без допомоги однієї з найбільших волонтерських організацій світу - скаутів.