У з'їзді взяло участь понад 200 делегатів і гостей. На відкритті з’їзду, разом із привітаннями гостей, які представляли всі найважливіші державні інституції, було показане відеозвернення президента Польщі Броніслава Коморовського до учасників з’їзду (Б.Коморовський в 70-х роках був харцером і навіть виховником в ZHP). Крім цього, до учасників з'їзду звернувся голова Європейського скаутського комітету Крег Турп'є (Craig Turpie)  з Великобританії. До з’їзду звернулись і два посли (депутати) польського сейму, які є діючими членами ZHP.

Метою позачергового з’їзду ZHP був розгляд трьох важливих документів, які визначатимуть напрямок роботи цієї організації на наступні 5 років:
-    Стратегії ZHP на 2012-2017 р.р.
-    Програми (фактично – опису виховного ідеалу, який необхідно досягнути в роботі всім виховникам організації);
-    Статуту ZHP, внесення змін до якого мало б забезпечити виконання двох попередніх документів.

Під час з’їзду, окрім сторінки в facebook, трансляції в twitter і радіо в Інтернеті, працювало харцерське телебачення ZHP360, яке в он-лайні транслювало не тільки всі офіційні заходи з’їзду, але доповнювала їх інтерв’ю з гостями з’їзду, головами комісій з’їзду, найактивнішими учасниками, виступи яких впливали на хід з’їзду і т.д.. Це давало змогу всім бажаючим не просто слідкувати за перебігом дискусій в залі, але й відчути загальну атмосферу з’їзду, почути аргументи від прихильників тих чи інших позицій і загалом зрозуміти, яким чином виробляється напрямок діяльності організації на наступні 5 років.

Завдяки участі в з’їзді члена НОСУ була змога не лише обговорити робочі питання і оцінити стан українського скаутингу в порівнянні з однією з найбільших скаутських організацій Європи, але й перейняти досвід наприклад в такому важливому напрямку як розробка стратегії організації.